Prohlášení o ochraně osobních údajů
Zásady zpracování osobních údajů
Kontaktní údaje správce:
Název: Společný svět – centrum pro rodinu, z.s.
Adresa spolku: Kozlovice 450, 73947, Kozlovice
IČO: 11815655
E-mail: info@spolecnysvetcpr.cz
Telefon: +420 721 936 661
Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), zákona o zpracování osobních údajů a zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.
1. Pojmy a definice
Subjekt údajů: Fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
Osobní údaj: Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné osobě; identifikovatelná osoba je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby (dále také „údaje“ či „informace“).
Správce: Subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a nese za toto zpracování odpovědnost. Správcem osobních údajů je Společný svět – centrum pro rodinu, z.s. (dále také „my“);
Zpracovatel: Subjekt, který na základě zákona nebo z pověření správce zpracovává osobní údaje pro správce, a to na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.
Webové stránky: Webové stránky dostupné na www.spolecnysvetcpr.cz ;
Souhlas: Jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů;
Účel zpracování osobních údajů: Takovým účelem (nebo taky důvodem) proč jsou osobní údaje zpracovávány, může být např. plnění smlouvy, komunikace s klienty, vyřizování podnětů a stížností, zasílání nabídky a služeb centra a další;
Třetí země: Státy mimo Evropský hospodářský prostor, jehož součástí jsou především členské země Evropské unie a Island, Lichtenštejnsko a Norsko.
2. Jakých subjektů údajů jsou zpracovávány osobní údaje?
Zpracováváme osobní údaje těchto subjektů údajů:
- uživatelů služeb centra
- návštěvníků jednorázových akcí
- zaměstnanců
- členů spolku
- dobrovolníků
- lektorů
3. Jaké osobní údaje jsou zpracovávány/evidovány?
My a jeho smluvní zpracovatelé v návaznosti na příslušný právní titul a účel zpracování zpracováváme následující osobní údaje, respektive kategorie osobních údajů:
- identifikační a adresní údaje: např. jméno, příjmení, rodné číslo, kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČO, datum narození (je-li relevantní)
- elektronické kontaktní údaje: např. telefonní číslo, e-mailová adresa;
- další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu
- další zvláštní osobní údaje: fotografie, audio a video záznamy, rodinný stav, náboženské vyznání, údaje o zdravotním stavu (je-li relevantní).
Pro zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (fotografie, audio a video záznamy, rodinný stav, náboženské vyznání, údaje o zdravotním stavu) je nutné vždy udělit samostatný souhlas, oddělený od ostatních souhlasů, sdělení a informací (platí v případě, že není jiné oprávnění pro nakládání s osobními údaji).
4. Jaké osobní údaje jsou zpracovávány/evidovány?
Zpracováváme údaje, které nám sdělíte např. přihlášením na akci/kurz/přednášku, při využívání služeb centra, komunikaci s námi či přihlášením k odběru newsletteru:
- identifikační a adresní údaje
- elektronické kontaktní údaje
- další osobní údaje spojené se smluvním vztahem
5. Proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?
Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány pro následující účely:
- Plnění smluvního vztahu
- Komunikace s uživateli, návštěvníky, členy spolku, dobrovolníky, vyřizování podnětů, dotazů, stížností.
- Evidence využívání služeb centra za účelem statistického zpracování
- Zasílání informací o našem programu prostřednictvím e-mailu – newsletteru
- Propagaci služeb a programů
- Účetní a daňové účely
- Plnění ostatních právních povinností
- dodržení smluvních podmínek
- dodržení zákonem stanovených podmínek
- oprávněný zájem správce
- na základě vašeho souhlasu (vždy konkrétní, svobodný a ničím nepodmíněný)
6. Jak dlouho jsou osobní údaje zpracovávány?
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány:
- po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a námi a uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů
- po dobu nezbytnou k plnění právní povinnosti (účetní doklady 5 let, daňové doklady 10 let)
- po dobu trvání Vašeho souhlasu (nejdéle po dobu 4 roky od jeho udělení) pro propagační, marketingové a fundraisingové účely
7. Komu jsou osobní údaje zpřístupněny?
Přístup k Vašim osobním údajům mohou mít následující kategorie našich partnerů (příjemců):
- Poskytovatelé účetního a daňového poradenství
- Poskytovatelé IT služeb a hostingu
- Poskytovatelé právních služeb, advokáti
- Partneři spolupracující s námi při pořádání konferencí, seminářů a jiných akcí
- Orgány veřejné správy
8. Jsou osobní údaje předávány mimo EU?
Jako správce máme úmysl předávat osobní údaje do třetí země (mimo Evropský hospodářský prostor) nebo mezinárodní organizaci jen v nejnutněj ších případech a po nejnutnější dobu a v souladu s ochranou osobních údajů. Příjemci osobních údajů ve třetích zemích jsou:
- Poskytovatelé IT služeb a hostingu, vč. cloudových služeb
- Poskytovatelé mailingových služeb
9. Jak vaše osobní údaje chráníme?
- Pro ukládání fyzické dokumentace obsahující osobní údaje, včetně fyzických nosičů elektronické dokumentace (jako je například v případě nutnosti ukládání dat na Externí přenosné uložiště) je využíván k tomu určený zabezpečený uzamykatelný úložný prostor.
- Pro elektronické zpracování osobních údajů jsou využívány k tomu určené informační systémy, přístup do nich je možný pouze po zadání hesla a jen pověřenou osobou.
- Zachováme zásadu „čistého stolu“ (neponechávat volně položené písemnosti obsahující osobní údaje bez dozoru na svém pracovním stole, po ukončení pracovního dne je každý zaměstnanec povinen takové listinné písemnosti uložit do uzamykatelných úložných prostor a klíče zajistit tak, aby k nim neměly přístup osoby bez oprávnění), včetně povinnosti uzamknout pracovní stanici (aktivovat spořič obrazovky chráněný heslem) kdykoli se vzdálí zpracovatel osobních údajů od pracovní stanice.
- Přístup k osobním údajům mají pouze k tomu pověřené osoby, ty mají povinnost udržovat v tajnosti svá přístupová oprávnění (přihlašovací jméno a heslo) k informačním systémům centra, tato přístupová oprávnění si nezapisovat (na papír, do souboru, apod.) ani je neprozrazovat žádné další osobě.
- Zpracovatel osobních údajů není oprávněn přeposílat písemnosti obsahující osobní údaje na své nebo cizí soukromé emailové schránky.
10. Jaká jsou práva subjektů údajů?
Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte prostřednictvím našich kontaktních údajů, které jsou uvedeny v úvodu těchto zásad.
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte následující práva (čl. 15 až 21 GDPR):
- Právo na přístup k osobním údajům
- Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů
- Právo na výmaz osobních údajů
- Právo na omezení zpracování osobních údajů
- Právo na přenositelnost údajů
- Právo vznést námitku proti zpracování
- Požadovat po nás informaci, jaké osobní údaje zpracováváme
- Zpracováváme-li Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat.
Právní předpisy i strategie činností spolku Společný svět – centrum pro rodinu, z.s. a s ní související způsoby zpracování Vašich osobních údajů se mohou měnit. Pokud se tyto zásady rozhodneme aktualizovat, umístíme změny na našich webových stránkách a budeme Vás o těchto změnách informovat. V případech, kdy má dojít k zásadnější změně těchto zásad, či v případě, kdy nám tak uloží zákon, budeme Vás informovat předem. Žádáme Vás, abyste si tyto zásady pečlivě přečetli a při další komunikaci s námi či užívání našich webových stránek tyto zásady pravidelně kontrolovali.
V Kozlovicích dne 3.1.2022
Marie Klímková, předseda spolku